QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2019 CÔNG TY CỔ PHẦN XE LỬA GIA LÂM

Hà nội, ngày      tháng 6 năm 2019
QUY CHẾ TỔ CHỨC
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2019
CÔNG TY CỔ PHẦN XE LỬA GIA LÂM
 
            Căn cứ:
     -  Luật Doanh nghiệp của Quốc hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2015;
     - Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần  Xe lửa Gia Lâm,
         
Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 của Công ty Cổ phần Xe lửa Gia Lâm được tổ chức và thực hiện theo Quy chế tổ chức sau đây:
Điều 1. Mục đích
- Đảm bảo trình tự, nguyên tắc ứng xử, biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông thường niên của Công ty cổ phần Xe lửa Gia Lâm diễn ra đúng quy định và thành công tốt đẹp.
- Các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông thể hiện ý chí thống nhất của Đại hội đồng cổ đông, đáp ứng nguyện vọng quyền lợi của cổ đông và đúng pháp luật.
Điều 2. Đối tượng và phạm vi
- Đối tượng: Tất cả các cổ đông, đại diện theo ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên Công ty cổ phần Xe lửa Gia Lâm đều phải chấp hành, tuân thủ các quy định tại Quy chế này, Điều lệ Công ty và quy định hiện hành của pháp luật.
- Phạm vi áp dụng: Quy chế này được sử dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 của Công ty cổ phần Xe lửa Gia Lâm
Điều 3. Điều kiện tiến hành Đại hội đồng cổ đông
- Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 51% cổ phần có quyền biểu quyết.
- Trường hợp không có đủ số lượng đại biểu cần thiết trong vòng ba mươi phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, đại hội phải được triệu tập lại trong vòng ba mươi ngày kể từ ngày dự định tổ chức Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất. Đại hội đồng cổ đông triệu tập lại chỉ được tiến hành khi có thành viên tham dự là các cổ đông và những đại diện được uỷ quyền dự họp đại diện cho ít nhất 33% cổ phần có quyền biểu quyết.
- Trường hợp đại hội lần thứ hai không được tiến hành do không có đủ số đại biểu cần thiết trong vòng ba mươi phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba có thể được triệu tập trong vòng hai mươi ngày kể từ ngày dự định tiến hành đại hội lần hai, và trong trường hợp này đại hội được tiến hành không phụ thuộc vào số lượng cổ đông hay đại diện uỷ quyền tham dự và được coi là hợp lệ và có quyền quyết định tất cả các vấn đề mà Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất có thể phê chuẩn.
Điều 4. Đại biểu tham dự Đại hội đồng cổ đông
     - Các cổ đông của Công ty cổ phần Xe lửa Gia Lâm và người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết (theo danh sách cổ đông đăng ký cuối cùng ngày 04/6/2019)  đều có quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông.
     - Cổ đông và/hoặc đại diện theo ủy quyền sau đây được gọi là “Đại biểu” khi vào phòng Đại hội phải có mặt đúng thời gian quy định và làm thủ tục đăng ký với Ban tổ chức Đại hội.
     - Trong thời gian diễn ra Đại hội đồng cổ đông, Đại biểu phải tuân thủ theo sự hướng dẫn của Đoàn Chủ tịch, ứng xử văn minh, lịch sự và giữ trật tự Đại hội.
     - Các Đại biểu phải giữ bí mật, thực hiện đúng chế độ sử dụng và bảo quản tài liệu, không sao chép, ghi âm đưa cho người ngoài Đại hội khi chưa được Đoàn Chủ tịch cho phép.
     - Không hút thuốc lá trong phòng Đại hội.
     - Không nói chuyện riêng, không sử dụng điện thoại di động trong lúc diễn ra Đại hội, tất cả các máy điện thoại di động phải được tắt hoặc không để chuông.
Điều 5. Đoàn Chủ tịch
- Đoàn Chủ tịch gồm 03 người, bao gồm 01 Chủ tịch và 02 thành viên. Chủ tịch Hội đồng quản trị là Chủ tịch Đoàn Chủ tịch và là Chủ tọa Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 của Công ty Cổ phần Xe lửa Gia Lâm
- Nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch:
+ Điều hành các hoạt động của Đại hội đồng cổ đông theo Chương trình của Hội đồng quản trị (HĐQT) được Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua tại đại hội.
+ Hướng dẫn các Đại biểu và Đại hội thảo luận các nội dung có trong chương trình.
+ Trình dự thảo, kết luận những vấn đề cần thiết để Đại hội biểu quyết.
+ Trả lời những vấn đề do Đại hội yêu cầu.
+ Giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình Đại hội.
- Nguyên tắc làm việc của Đoàn Chủ tịch:
Đoàn Chủ tịch làm việc theo nguyên tắc tập thể, tập trung dân chủ, quyết định theo đa số.
Điều 6. Ban Thư ký Đại hội
- Ban Thư ký của Đại hội bao gồm 02 người do Chủ tọa giới thiệu (thông qua Ban Tổ chức Đại hội). Chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch, Đại hội đồng cổ đông về nhiệm vụ của mình và dưới sự điều hành của Đoàn Chủ tịch.
- Nhiệm vụ của Ban Thư ký:
+ Giúp Đoàn Chủ tịch kiểm tra tư cách Đại biểu dự họp (khi cần thiết);
+ Hỗ trợ Đoàn Chủ tịch công bố dự thảo các văn kiện, kết luận, Nghị quyết của Đại hội và gửi thông báo của Đoàn Chủ tịch đến các Đại biểu khi được yêu cầu.
     + Tiếp nhận, rà soát Phiếu thảo luận, các ý kiến của Đại biểu, chuyển Đoàn Chủ tịch quyết định.
+ Ghi chép đầy đủ trung thực toàn bộ nội dung diễn biến Đại hội và các vấn đề đã được thông qua hoặc còn lưu ý vào Biên bản Đại hội.
+ Soạn thảo Nghị quyết về các vấn đề được thông qua tại Đại hội.
Điều 7. Ban kiểm tra tư cách Đại biểu
- Ban kiểm tra tư cách Đại biểu của Đại hội gồm 03 người, bao gồm 01 Trưởng Ban và 02 thành viên. Ban kiểm tra tư cách Đại biểu chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch, Đại hội đồng cổ đông về nhiệm vụ của mình.
- Nhiệm vụ của Ban kiểm tra tư cách Đại biểu:
+ Ban kiểm tra tư cách Đại biểu của Đại hội có trách nhiệm kiểm tra tư cách và tình hình cổ đông đến dự họp.
+ Trưởng Ban kiểm tra tư cách Đại biểu báo cáo với Đại hội đồng cổ đông tình hình cổ đông dự họp.  Nếu cuộc họp có đủ số lượng Đại biểu dự họp đại diện ít nhất 51% số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Xe lửa Gia Lâm được tiến hành.
Điều 8. Ban kiểm phiếu
- Ban kiểm phiếu của Đại hội gồm 04 người, bao gồm 01 Trưởng Ban và 03 thành viên do Chủ tọa giới thiệu (thông qua Ban Tổ chức Đại hội) và được Đại hội biểu quyết tín nhiệm.
- Nhiệm vụ của Ban kiểm phiếu:
+ Ban kiểm phiếu phải lập Biên bản kiểm phiếu và chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch, Đại hội đồng cổ đông khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
+ Xác định chính xác kết quả biểu quyết tại Đại hội.
+ Nhanh chóng thông báo kết quả kiểm phiếu cho Ban Thư ký.
+ Thực hiện việc kiểm phiếu bầu cử theo quy định tại Quy chế đề cử, ứng cử và bầu cử tại Đại hội.
+ Xem xét và báo cáo Đại hội những trường hợp vi phạm thể lệ biểu quyết, bẩu cử hoặc đơn thư khiếu nại về kết quả kiểm phiếu.
Điều 9. Thảo luận tại Đại hội
- Nguyên tắc:
+ Việc thảo luận chỉ được thực hiện trong thời gian quy định và thuộc phạm vi các vấn đề trình bày trong chương trình nội dung Đại hội đồng cổ đông.
+ Đại biểu có ý kiến đăng ký nội dung vào Phiếu thảo luận và chuyển cho Ban Thư ký.
+ Ban Thư ký sẽ sắp xếp các Phiếu thảo luận của Đại biểu theo thứ tự đăng ký và chuyển lên cho Đoàn chủ tịch.
+ Đại biểu khi cần phát biểu hoặc tranh luận thì giơ tay, chỉ khi được Đoàn Chủ tịch nhất trí mới được phát biểu. Mỗi Đại biểu phát biểu không quá 03 phút, nội dung cần ngắn gọn, tránh trùng lặp.
- Giải đáp ý kiến của các Đại biểu:
+ Trên cơ sở Phiếu thảo luận của Đại biểu, Chủ tọa hoặc thành viên do Chủ tọa chỉ định sẽ giải đáp ý kiến của Đại biểu;
+ Trường hợp do giới hạn về thời gian tổ chức, các câu hỏi chưa được trả lời trực tiếp tại Đại hội sẽ được Công ty Cổ phần Xe lửa Gia Lâm trả lời trực tiếp bằng văn bản.
Điều 10. Biểu quyết thông qua các vấn đề trong nội dung đại hội.
- Nguyên tắc:
+ Tất cả các vấn đề trong chương trình và nội dung họp của Đại hội đều phải được Đại hội đồng cổ đông thảo luận công khai và tiến hành biểu quyết công khai bằng thẻ biểu quyết hoặc bỏ phiếu kín bằng phiếu biểu quyết.
+ Thẻ biểu quyết và Phiếu biểu quyết; được Công ty in, đóng dấu treo và gửi trực tiếp cho đại biểu tại đại hội (kèm theo bộ tài liệu tham dự ĐHĐCĐ). Mỗi đại biểu được cấp Thẻ biểu quyết và Phiếu biểu quyết. Trên Thẻ biểu quyết và Phiếu biểu quyết có ghi rõ mã số đại biểu, họ tên, số cổ phần sở hữu và nhận ủy quyền được biểu quyết của đại biểu đó.
+ Hình thức biểu quyết thông qua các vấn đề tại Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 như sau:
* Biểu quyết bằng hình thức giơ Thẻ biểu quyết: hình thức này được dùng để thông qua các vấn đề như: Chương trình Đại hội; Quy chế làm việc tại Đại hội; Thành phần Ban kiểm phiếu; thông qua Biên bản Đại hội, Nghị quyết Đại hội và các nội dung khác tại Đại hội (nếu có);
* Biểu quyết bằng hình thức điền vào Phiếu biểu quyết: hình thức này được dùng để thông qua các nội dung tờ trình Đại hội, được xác định và ghi rõ trong từng phiếu biểu quyết gửi cho mỗi cổ đông.
- Cách thức biểu quyết:
+ Đại biểu thực hiện việc biểu quyết để Tán thành, Không tán thành hoặc Không ý kiến một vấn đề được đưa ra biểu quyết tại Đại hội bằng cách giơ cao Thẻ biểu quyết hoặc điền các phương án lựa chọn trên Phiếu biểu quyết tương ứng với các nội dung cần biều quyết theo quy định tại Khoản 2 Điều này.
+ Khi biểu quyết bằng hình thức giơ cao Thẻ biểu quyết, mặt trước của Thẻ biểu quyết phải được giơ cao hướng về phía Đoàn Chủ tọa. Trường hợp đại biểu không giơ Thẻ biểu quyết trong cả ba lần biểu quyết Tán thành, Không tán thành hoặc Không ý kiến của một vấn đề thì được xem như biểu quyết tán thành vấn đề đó. Trường hợp đại biểu giơ cao Thẻ biểu quyết trong cả ba lần biểu quyết Tán thành, Không tán thành hoặc Không ý kiến của một vấn đề thì được xem như việc biểu quyết cho vấn đề đó là không hợp lệ. Theo hình thức biểu quyết bằng giơ Thẻ biểu quyết, Thành viên Ban kiểm phiếu/Ban kiểm tra tư cách đại biểu đánh dấu mã đại biểu và số phiếu biểu quyết tương ứng của từng cổ đông Tán thành, Không tán thành, Không ý kiến, Không hợp lệ.
+ Khi biểu quyết bằng hình thức điền vào Phiếu biểu quyết, Đối với từng nội dung, đại biểu chọn một trong ba phương án “Tán thành”, “Không tán thành”, “Không có ý kiến” được in sẵn trong Phiếu biểu quyết bằng cách đánh dấu “X” hoặc “P” vào ô mình chọn. Sau khi hoàn tất tất cả nội dung cần biểu quyết của Đại hội, đại biểu gửi Phiếu biếu quyết về thùng phiếu kín đã được niêm phong tại Đại hội theo hướng dẫn của Ban kiểm phiếu. Phiếu biểu quyết phải có chữ ký và ghi rõ họ tên của đại biểu.
- Phiếu biểu quyết không hợp lệ:
+ Phiếu không phải do Ban tổ chức phát ra
+ Phiếu không có đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên của Đại biểu;
+ Phiếu biểu quyết bị gạch xoá, sửa chữa, ghi thêm nội dung biểu quyết;
+ Các vấn đề biểu quyết không được lựa chọn hoặc lựa chọn nhiều hơn một phương án cho một Tờ trình Đại hội.
- Thể lệ biểu quyết
+ Các vấn đề cần lấy biểu quyết tại Đại hội chỉ được thông qua khi đạt được tỷ lệ biểu quyết đồng ý của ít nhất 51% số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự Đại hội. Riêng một số trường hợp vấn đề biểu quyết được quy định tại Khoản 1, Điều 26 Điều lệ Công ty thì phải có sự đồng ý ít nhất 65% số cổ phần có quyền tham dự Đại hội.
Điều 11. Biên bản, Nghị Quyết họp Đại hội đồng cổ đông
Biên bản họp và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông phải được đọc và thông qua trước khi bế mạc Đại hội.
Điều 12. Thi hành Quy chế
Đại biểu dự họp Đại hội phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông. Đại biểu vi phạm Quy chế này thì tùy theo mức độ cụ thể, Đoàn Chủ tịch sẽ xem xét và có hình thức xử lý theo Điều lệ Công ty Cổ phần Xe lửa Gia Lâm và Luật Doanh nghiệp.
Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ này có hiệu lực ngay sau khi được Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Xe lửa Gia Lâm biểu quyết thông qua.
  TM.HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH
 
 
 
Tạ Mạnh Thắng
 
 

Bài viết liên quan :